« Jonathan, je n’ai rien à faire. »
C’est une phrase que j’ai entendue de nombreuses fois de la part de traducteurs, copywriters, rédacteurs et communication officers en mission chez leurs clients.
Et une situation que j’ai moi-même vécue.
On est disponible. On a terminé les demandes en cours. On attend les prochains briefings. Mais, pour le moment, rien à signaler.
La situation peut vite devenir inconfortable.
En tant que free-lance, on commence parfois à culpabiliser, à s’ennuyer ou à se demander si on est vraiment utile dans notre rôle. En tant que chef d’équipe, on peut aussi commencer à se demander si cette capacité disponible est utilisée de la meilleure manière.
Pourtant, ces périodes plus calmes ne sont pas nécessairement le symptôme d’un problème dans l’organisation interne de l’équipe. Elles font souvent partie de la réalité des métiers opérationnels de la communication.
Notre charge de travail est structurellement irrégulière.
Un jour, trois demandes urgentes arrivent en même temps. Le lendemain, tout dépend d’un briefing, d’une validation ou d’un retour qui tarde à venir. Nous avons souvent une bonne visibilité sur notre charge de travail des prochains jours. Beaucoup moins sur celle des prochaines semaines.
La vraie question n’est donc pas de savoir comment supprimer totalement ces périodes creuses. Elles reviendront. La question est plutôt de savoir comment utiliser ce temps de manière utile, satisfaisante et créatrice de valeur ?
Ci-dessous, je vous propose deux pistes, qui me semblent aussi pertinentes l’une que l’autre. J’avais promis depuis longtemps à plusieurs d’entre vous d’écrire un article sur le sujet. Le voici 😊
1. Prendre de la hauteur sur son rôle
La première possibilité consiste à sortir momentanément de l’exécution pour regarder son travail avec un peu plus de recul.
- Comment mes tâches s’inscrivent-elles dans le fonctionnement de l’équipe et de l’organisation ?
- Quelles demandes reviennent constamment ?
- Quelle valeur apporte-t-on à nos clients (internes) et comment pouvons-nous encore mieux les aider ?
- Qu’est-ce qui finit régulièrement par devenir urgent ?
- Quel défi allons-nous rencontrer à moyen terme et comment pouvons-nous nous y préparer dès maintenant ?
- Quelles initiatives importantes sont toujours reportées parce qu’elles ne sont jamais prioritaires aujourd’hui ?
C’est souvent dans le quadrant « important, mais non urgent » de la matrice d’Eisenhower que se trouvent les meilleurs sujets pour ces moments plus calmes.
Quelques exemples :
- clarifier un processus de validation ;
- préparer une bibliothèque de modèles ;
- documenter une ligne éditoriale ;
- structurer un calendrier de communication ;
- analyser les demandes récurrentes ;
- améliorer la circulation de l’information ;
- préparer un projet qui risque, faute d’attention, de devenir important et urgent quelques mois plus tard.
L’objectif n’est évidemment pas de décider seul de réorganiser tout le service de communication pendant un après-midi calme. Il s’agit plutôt d’identifier une piste, d’en parler avec son responsable et de convenir ensemble de ce qui apporterait réellement de la valeur.
Ensuite, je vous conseille de travailler sur un seul sujet à la fois.
Ces projets de fond seront presque certainement interrompus par une urgence. C’est normal.
Il faut donc travailler de manière agile : définir le résultat attendu, découper le travail en petites étapes et toujours noter clairement où l’on en est et quelle est la prochaine action. Sinon, après deux semaines d’interruption, on rouvre un document intitulé « Nouveau processus_final_v3 » avec le vague souvenir d’avoir eu une excellente idée.
Cette première piste permet aux profils opérationnels de mieux comprendre leur rôle dans l’organisation et de développer progressivement leur pensée stratégique.
C’est une compétence particulièrement importante aujourd’hui. À mesure que l’IA prend en charge une partie croissante des tâches d’exécution, la capacité à comprendre le contexte, à prioriser, à identifier les bons problèmes et à relier son travail aux objectifs de l’organisation prend encore plus de valeur.
2. Améliorer son fonctionnement opérationnel
Tout le monde n’a pas envie de se diriger vers un rôle plus stratégique, me direz-vous.
Certains professionnels aiment avant tout leur spécialité et veulent devenir encore meilleurs, plus efficaces et plus précis dans leur travail.
Bonne nouvelle : cette voie est tout aussi utile pour l’organisation.
Une période plus calme peut alors servir à améliorer progressivement les tâches qui composent le rôle. On peut commencer simplement :
- identifier ses principales responsabilités ;
- lister les tâches concrètes liées à chacune d’elles ;
- repérer celles qui prennent beaucoup de temps, reviennent souvent ou génèrent des frustrations ;
- choisir une seule tâche à améliorer.
Prenons un exemple.
Une tâche est réalisée cinq fois par jour et prend cinq minutes à chaque fois. Après une petite optimisation, elle ne prend plus que deux minutes. Trois minutes gagnées ne semblent pas spectaculaires. Mais répétées cinq fois par jour, elles représentent quinze minutes quotidiennes et plusieurs heures économisées chaque mois.
Et ces heures seront capitales au moment où les urgences reviendront. C’est précisément à ce moment-là que vous ressentirez toute la satisfaction d’avoir pris le temps d’améliorer le processus.
L’amélioration peut prendre différentes formes :
- créer un modèle Office réutilisable ;
- automatiser une manipulation ;
- mieux structurer un dossier ;
- créer un GPT personnalisé ;
- tester la manière dont un agent IA pourrait prendre en charge une tâche répétitive ;
- prendre le temps de paramétrer correctement un logiciel.
Notez d’ailleurs que les points relatifs à l’IA méritent une attention particulière.
La plupart des organisations et des équipes de communication ont aujourd’hui des ambitions, explicites ou implicites, concernant l’intégration de l’IA dans leurs processus.
Lorsque l’on ne sait pas par où commencer, identifier une tâche répétitive et tester une amélioration raisonnable constitue souvent une excellente première étape.
L’intérêt ne se limite pas au gain de temps.
Cette démarche permet aussi de mieux documenter le rôle, de faciliter le transfert de connaissances, de clarifier les responsabilités et de rendre l’équipe moins dépendante de certaines habitudes individuelles.
Et surtout, elle vous permet de présenter un résultat concret :
« J’avais une période plus calme. J’ai analysé cette tâche parce qu’elle revenait souvent. Voici comment elle fonctionnait avant, ce que j’ai modifié et le temps que cela permet désormais de gagner. »
On ne parle plus de combler un vide, mais d’utiliser intelligemment une capacité momentanément disponible.
Transformer l’attente en contribution
Les périodes creuses resteront probablement une réalité pour de nombreux rôles opérationnels en communication, mais elles ne doivent pas fatalement se transformer en perte de temps.
Elles peuvent au contraire devenir l’occasion :
- de mieux comprendre son rôle ;
- de développer sa pensée stratégique ;
- d’améliorer ses méthodes de travail ;
- de renforcer la valeur ajoutée du service de communication ;
- et de construire une relation plus riche entre le professionnel et l’organisation.
J’espère que ces quelques pistes vous aideront à tirer le meilleur parti de ces périodes calmes et à trouver davantage de satisfaction dans votre quotidien.
J’espère également qu’elles donneront aux responsables d’équipes de communication quelques idées pour accompagner leurs collaborateurs et renforcer encore la place de leur équipe dans l’organisation.
Si vous avez des questions ou des remarques constructives, n’hésitez pas à les partager en commentaire. Je tâcherai d’y répondre. Nous en apprenons tous tous les jours, n’est-ce pas ?