“Jonathan, ik zit bij de klant en mijn planning is vandaag nog vrij leeg. Wat moet ik doen?”
Het is een vraag die ik al vaak heb gekregen van vertalers, copywriters, redacteurs en andere communicatieprofessionals die bij een klant aan de slag zijn in een operationele rol.
En ik heb zelf ook al in die situatie gezeten.
Je hebt alle lopende aanvragen afgewerkt en wacht op nieuwe briefings. Maar voorlopig komt er niets binnen.
Dat kan al snel ongemakkelijk aanvoelen.
Als freelancer begin je je misschien schuldig te voelen, je te vervelen of je af te vragen of je wel voldoende bijdraagt. Als teamverantwoordelijke stel je je dan weer de vraag of die beschikbare tijd wel goed wordt benut.
Toch betekent een rustigere periode niet noodzakelijk dat er iets fout loopt in de organisatie van het team.
In operationele communicatiefuncties is de werklast nu eenmaal onregelmatig.
De ene dag komen er drie dringende aanvragen tegelijk binnen. De volgende dag wacht alles op een briefing, goedkeuring of feedback. Vaak weet je vrij goed wat er de komende dagen op je afkomt, maar veel minder wat er binnen twee of drie weken zal gebeuren.
De vraag is dus niet hoe je rustigere periodes volledig kunt vermijden. Ze zullen altijd terugkomen. De vraag is hoe je die tijd op een nuttige en bevredigende manier kunt benutten.
Hieronder stel ik twee mogelijke pistes voor. Ik had een aantal van jullie al lang beloofd om hierover een artikel te schrijven. Bij deze 😊
1. Kijk met wat meer afstand naar je rol
Een eerste mogelijkheid is om even uit de dagelijkse uitvoering te stappen en met wat meer afstand naar je werk te kijken. Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:
- Hoe passen mijn taken in het team en de organisatie?
- Welke aanvragen keren voortdurend terug?
- Hoe kunnen we onze interne klanten beter helpen?
- Welke zaken worden regelmatig dringend?
- Welke uitdagingen komen er op middellange termijn op ons af?
- Welke initiatieven blijven liggen omdat ze nooit prioritair genoeg zijn?
De interessantste onderwerpen voor rustigere momenten vind je vaak in het kwadrant “belangrijk, maar niet dringend” van de Eisenhower-matrix.
Denk bijvoorbeeld aan:
- een goedkeuringsproces verduidelijken;
- een bibliotheek met sjablonen aanleggen;
- redactierichtlijnen documenteren;
- een communicatiekalender structureren;
- terugkerende aanvragen analyseren;
- de informatiedoorstroming verbeteren;
- een toekomstig project voorbereiden.
Het is uiteraard
niet de bedoeling om op een rustige namiddag in je eentje de volledige
communicatiedienst te reorganiseren.
Identificeer
liever een mogelijke verbetering, bespreek die met je verantwoordelijke en
bepaal samen wat echt toegevoegde waarde kan bieden.
Werk vervolgens aan één onderwerp tegelijk.
Zulke projecten
zullen vrijwel zeker worden onderbroken door een dringende opdracht.
Dat is
normaal.
Werk daarom op
een agile manier: bepaal welk resultaat je wilt bereiken, verdeel het werk in
kleine stappen en noteer duidelijk waar je bent gebleven en wat de volgende
actie is.
Zo vermijd je dat
je na een onderbreking van twee weken opnieuw een document met de titel “Nieuw
proces_final_v3” opent en nog maar vaag weet welk briljant idee je daar ooit
mee had.
Deze aanpak helpt operationele profielen om hun rol binnen de organisatie beter te begrijpen en geleidelijk strategischer te leren denken.
Dat wordt steeds belangrijker. Naarmate AI meer uitvoerende taken overneemt, winnen andere vaardigheden aan belang: de context begrijpen, prioriteiten stellen, de juiste problemen herkennen en je werk nauwer koppelen aan de doelstellingen van de organisatie.
2. Verbeter je operationele werking
Niet iedereen wil doorgroeien naar een meer strategische rol.
Sommige professionals houden vooral van hun vak en willen daar nog beter, efficiënter en nauwkeuriger in worden.
Ook dat is bijzonder waardevol voor een organisatie.
Een rustigere periode kan een goed moment zijn om je dagelijkse werking stap voor stap te verbeteren:
- bepaal je belangrijkste verantwoordelijkheden;
- maak een lijst van de taken die daarbij horen;
- kijk welke taken veel tijd kosten, vaak terugkeren of frustraties veroorzaken;
- kies één taak die je wilt verbeteren en ga daarmee aan de slag.
Een eenvoudig voorbeeld.
Stel dat je een
taak vijf keer per dag uitvoert en dat ze telkens vijf minuten in beslag neemt.
Na een kleine optimalisatie duurt ze nog maar twee minuten.
Drie minuten
tijdswinst lijkt misschien weinig. Maar vijf keer per dag is dat een kwartier.
Op maandbasis levert dat al snel enkele uren op.
Die uren maken een groot verschil wanneer de dringende opdrachten opnieuw binnenstromen.
Een verbetering kan verschillende vormen aannemen:
- een herbruikbaar Office-sjabloon maken;
- een handeling automatiseren;
- een map beter structureren;
- een aangepaste GPT bouwen;
- testen of een AI-agent een repetitieve taak kan overnemen;
- software correct instellen.
Vooral de mogelijkheden rond AI verdienen aandacht.
Veel organisaties willen AI in hun processen integreren, maar weten niet goed waar te beginnen.
Eén repetitieve taak kiezen en daarvoor een haalbare verbetering testen, is vaak een goed startpunt.
Het voordeel beperkt zich bovendien niet tot tijdswinst.
Je documenteert je rol beter, maakt kennisoverdracht eenvoudiger, verduidelijkt verantwoordelijkheden en vermindert de afhankelijkheid van individuele werkwijzen.
Bovendien kun je een concreet resultaat voorleggen:
“Ik had wat ruimte in mijn planning en heb deze terugkerende taak geanalyseerd. Zo verliep ze vroeger, dit heb ik aangepast en zoveel tijd besparen we er voortaan mee.”
Je probeert dan niet gewoon bezig te blijven. Je gebruikt beschikbare tijd om iets te verbeteren dat ook later waarde blijft opleveren.
Zet wachten om in bijdragen
Rustigere periodes zullen in veel operationele communicatiefuncties blijven voorkomen. Maar dat betekent niet dat ze automatisch verloren tijd zijn.
Ze kunnen net een kans bieden om:
- je rol beter te begrijpen;
- strategischer te leren denken;
- je werkmethodes te verbeteren;
- de toegevoegde waarde van het communicatieteam te versterken;
- de samenwerking tussen de professional en de organisatie te verdiepen.
Ik hoop dat deze pistes professionals helpen om rustigere periodes beter te benutten en meer voldoening uit hun werk te halen.
En ik hoop dat ze teamverantwoordelijken enkele ideeën geven om hun medewerkers te begeleiden en hun team sterker te positioneren binnen de organisatie.
Heb je vragen of constructieve opmerkingen? Laat gerust een reactie achter. Ik probeer erop te antwoorden. We leren tenslotte allemaal elke dag bij, nietwaar?