Meertaligheid en regelgevende vereisten: een kant-en-klare oplossing voor een verzekeringsmaatschappij
Hoe een nationale organisatie actief in een gereguleerde sector haar meertalige communicatie verzekerde zonder haar interne team te overbelasten
Meertaligheid en regelgevende vereisten: een kant-en-klare oplossing voor een verzekeringsmaatschappij
Hoe een nationale organisatie actief in een gereguleerde sector haar meertalige communicatie verzekerde zonder haar interne team te overbelasten
Elk jaar moet deze nationale verzekeringsorganisatie tientallen documenten voor haar leden actualiseren. Brochures, productfiches en contractuele documenten moeten helder, consistent en volledig betrouwbaar zijn, binnen een sterk gereguleerde context waarin geen ruimte is voor onnauwkeurigheden.
De uitdaging lag dan ook niet in het creëren van de inhoud, maar in de operationele uitvoering ervan.
Uitdaging
- Elk jaar tientallen klantendocumenten in het Frans en Engels bijwerken, zonder interne middelen voor vertaling of coördinatie
Oplossing
- DTS ondersteunt de hele operationele gang van zaken: briefing, coördinatie tussen de klant, de grafische ontwerpers en de vertalers/proeflezers, en levering van meertalige PDF's klaar voor druk
Resultaat
- Een vrijwel niet-bestaand projectbeheer aan klantzijde, met gerespecteerde deadlines en een duidelijke zichtbaarheid op de voortgang van elk document
Elk jaar moet deze nationale verzekeringsorganisatie tientallen documenten voor haar leden actualiseren. Brochures, productfiches en contractuele documenten moeten helder, consistent en volledig betrouwbaar zijn, binnen een sterk gereguleerde context waarin geen ruimte is voor onnauwkeurigheden.
De uitdaging lag dan ook niet in het creëren van de inhoud, maar in de operationele uitvoering ervan.
Uitdaging
- Elk jaar tientallen klantendocumenten in het Frans en Engels bijwerken, zonder interne middelen voor vertaling of coördinatie
Oplossing
- DTS ondersteunt de hele operationele gang van zaken: briefing, coördinatie tussen de klant, de grafische ontwerpers en de vertalers/proeflezers, en levering van meertalige PDF's klaar voor druk
Resultaat
- Een vrijwel niet-bestaand projectbeheer aan klantzijde, met gerespecteerde deadlines en een duidelijke zichtbaarheid op de voortgang van elk document
De uitdaging
Een noodzakelijk project, maar lastig intern op te nemen
Eén keer per jaar moet de organisatie al haar documenten aanpassen en verspreiden in drie talen. Tot dan toe waren deze publicaties slechts in één taal beschikbaar, bij gebrek aan interne middelen voor vertaling en taalcoördinatie.
Een intern project opzetten voor een jaarlijks traject met veel betrokken partijen zou het volgende hebben betekend:
- Coördinatietijd waar de teams niet over beschikten
- Een gebrek aan interne taalkundige expertise
- Een werklast die moeilijk te combineren was met de bestaande verantwoordelijkheden
Bovendien was het noch relevant noch realistisch om voor een eenmalig project een specifiek profiel aan te werven of het team zwaar te belasten.
De uitdaging
Een noodzakelijk project, maar lastig intern op te nemen
Eén keer per jaar moet de organisatie al haar documenten aanpassen en verspreiden in drie talen. Tot dan toe waren deze publicaties slechts in één taal beschikbaar, bij gebrek aan interne middelen voor vertaling en taalcoördinatie.
Een intern project opzetten voor een jaarlijks traject met veel betrokken partijen zou het volgende hebben betekend:
- Coördinatietijd waar de teams niet over beschikten
- Een gebrek aan interne taalkundige expertise
- Een werklast die moeilijk te combineren was met de bestaande verantwoordelijkheden
Bovendien was het noch relevant noch realistisch om voor een eenmalig project een specifiek profiel aan te werven of het team zwaar te belasten.
Onze oplossing
De operationele taken uitbesteden zonder de controle te verliezen
De organisatie schakelde DTS in om alle operationele taken rond dit project uit te besteden: vertaling, proeflezen en coördinatie, met behoud van een lichte vorm van supervisie.
DTS ondersteunde het project van begin tot eind:
- Analyse van de behoeften en opmaak van de eerste briefing
- Coördinatie van gespecialiseerde vertalers en proeflezers
- Beheer van de afstemming met grafisch ontwerpers voor de integratie van de updates
- Opvolging van de verschillende taalversies en controle van de globale samenhang
DTS fungeerde daarbij als één centraal aanspreekpunt, waardoor de klant niet rechtstreeks hoefde te schakelen met de verschillende betrokken partijen.
Onze oplossing
De operationele taken uitbesteden zonder de controle te verliezen
De organisatie schakelde DTS in om alle operationele taken rond dit project uit te besteden: vertaling, proeflezen en coördinatie, met behoud van een lichte vorm van supervisie.
DTS ondersteunde het project van begin tot eind:
- Analyse van de behoeften en opmaak van de eerste briefing
- Coördinatie van gespecialiseerde vertalers en proeflezers
- Beheer van de afstemming met grafisch ontwerpers voor de integratie van de updates
- Opvolging van de verschillende taalversies en controle van de globale samenhang
DTS fungeerde daarbij als één centraal aanspreekpunt, waardoor de klant niet rechtstreeks hoefde te schakelen met de verschillende betrokken partijen.
Het resultaat
Een terugkerend, soepel en beheerst proces
Het resultaat is een duidelijk en reproduceerbaar proces dat jaarlijks wordt herhaald en continu wordt geoptimaliseerd.
Het interne projectbeheer blijft tot een minimum beperkt: de contactpersoon aan klantzijde, hoewel eindverantwoordelijke voor het project, hoeft er slechts beperkte tijd aan te besteden.
De interne teams konden zich daardoor focussen op hun kernactiviteiten, terwijl ze tegelijk profiteerden van:
- Gerespecteerde deadlines
- Verzorgd en consistent taalgebruik
- Een helder overzicht van de voortgang van de documenten
De meertalige publicaties worden drukklaar aangeleverd in drie talen, zonder bijkomende organisatorische belasting of extra aanwervingen.
Het resultaat
Een terugkerend, soepel en beheerst proces
Het resultaat is een duidelijk en reproduceerbaar proces dat jaarlijks wordt herhaald en continu wordt geoptimaliseerd.
Het interne projectbeheer blijft tot een minimum beperkt: de contactpersoon aan klantzijde, hoewel eindverantwoordelijke voor het project, hoeft er slechts beperkte tijd aan te besteden.
De interne teams konden zich daardoor focussen op hun kernactiviteiten, terwijl ze tegelijk profiteerden van:
- Gerespecteerde deadlines
- Verzorgd en consistent taalgebruik
- Een helder overzicht van de voortgang van de documenten
De meertalige publicaties worden drukklaar aangeleverd in drie talen, zonder bijkomende organisatorische belasting of extra aanwervingen.
Een operationele oplossing, geen agentschap
Dit voorbeeld toont hoe DTS organisaties in staat stelt om operationele taken uit te besteden die normaal door interne communicatieprofielen worden opgenomen, zonder hun structuur zwaarder te maken.
In plaats van een complex project ad hoc te beheren of aan te werven voor een tijdelijke behoefte, koos de organisatie voor een betrouwbare, gestructureerde en duurzame oplossing die naadloos in haar werking werd geïntegreerd.
Wordt je team geconfronteerd met terugkerende operationele taken die intern moeilijk nog te dragen zijn?
DTS ondersteunt jou met concrete oplossingen, afgestemd op uw operationele realiteit.
Een operationele oplossing, geen agentschap
Dit voorbeeld toont hoe DTS organisaties in staat stelt om operationele taken uit te besteden die normaal door interne communicatieprofielen worden opgenomen, zonder hun structuur zwaarder te maken.
In plaats van een complex project ad hoc te beheren of aan te werven voor een tijdelijke behoefte, koos de organisatie voor een betrouwbare, gestructureerde en duurzame oplossing die naadloos in haar werking werd geïntegreerd.
Wordt je team geconfronteerd met terugkerende operationele taken die intern moeilijk nog te dragen zijn?
DTS ondersteunt jou met concrete oplossingen, afgestemd op uw operationele realiteit.