De uitdaging

Een complex, evolutief en zeer omvangrijk vertaalproject beheren

Het project betrof een grootschalige aanbesteding die zich over bijna een jaar uitstrekte, met talrijke wekelijkse updates, opeenvolgende validaties en de integratie van bestaande content. De interne communicatie- en vertaalteams beschikten niet over voldoende capaciteit om dit werkvolume op te vangen zonder hun dagelijkse activiteiten te verstoren.

Daarbovenop kwamen aanzienlijke coördinatie-uitdagingen: meerdere brontalen, betrokken technische auteurs, goedkeuringsrondes, strikt versiebeheer en de noodzaak om een perfecte inhoudelijke gelijkwaardigheid tussen de drie eindtalen te garanderen.

Onze oplossing

Een maatwerkorganisatie, als verlengstuk van het klantenteam

DTS stelde een dedicated team samen, bestaande uit één vaste projectcoördinator en acht vertalers. In nauwe samenwerking met de interne Project Manager en de technische experts werd een beveiligde, collaboratieve SharePoint-omgeving opgezet om documenten te centraliseren, de communicatie te vereenvoudigen en het versiebeheer strikt te organiseren.

Daarnaast werden gespecialiseerde tools ingezet voor het opvolgen van wijzigingen, terminologische consistentie en kwaliteitscontrole. De DTS-coördinator speelde hierin een sleutelrol: als drietalig en centraal aanspreekpunt bundelde hij alle vragen, coördineerde de antwoorden, volgde de voortgang op en zorgde voor een vlotte samenwerking tussen alle betrokken partijen.

Deze werkwijze omvatte onder meer een wekelijkse opvolgvergadering over de opgeleverde documenten, openstaande vragen en nieuwe updates, evenals een dashboard dat een duidelijke en realtime-zichtbaarheid bood op de voortgang van het project.​

Concreet hoefde de klant slechts één handeling te verrichten: nieuwe documenten of geüpdatete versies uploaden naar SharePoint. DTS nam vervolgens het volledige verdere proces op zich.

Het resultaat

Een consistente aanbesteding, tijdig opgeleverd en zonder interne overbelasting

De aanbesteding werd succesvol afgerond en gepubliceerd in de drie talen – Frans, Nederlands en Engels – met perfect op elkaar afgestemde inhoud, gevalideerde taalkwaliteit en gerespecteerde deadlines. Gedurende het hele traject konden de interne teams hun gebruikelijke werkzaamheden blijven uitvoeren, zonder extra operationele belasting door de meertalige vertaling en coördinatie.

Door de volledige coördinatie en vertaling op zich te nemen, stelde DTS deze publieke organisatie in staat om de publicatie van haar aanbesteding veilig te stellen dankzij een kant-en-klare, flexibele en gestructureerde aanpak.